O que é um motor de reservas?

Um motor de reservas (booking engine) é o sistema que, no seu próprio site, deixa um hóspede ver as datas livres, escolher quando quer ficar, indicar quantas pessoas são e pagar, recebendo logo a confirmação. É o equivalente ao botão "Reservar" da Booking, mas no seu domínio, com as suas regras e sem a comissão da plataforma.

Sem ele, um site de alojamento é só um folheto online: mostra a casa, mas não fecha a venda. O visitante interessado tem de lhe enviar um email, esperar pela resposta e trocar mensagens sobre disponibilidade e preço, e muitos desistem pelo caminho ou voltam à OTA. Com o motor de reservas, a reserva fica feita no momento em que o hóspede se decide.

A parte visível é o widget: o calendário e o formulário de reserva integrados nas páginas do site. O hóspede escolhe as datas de entrada e saída, vê o preço calculado para essa estadia (incluindo taxas e extras), indica o número de hóspedes e avança para o pagamento. Tudo dentro do seu site, com o seu visual.

Há duas formas de o ter, e ambas funcionam:

• Widget de uma plataforma especializada (Smoobu, Lodgify, Hostfully e outras), incorporado no site. Rápido de pôr a funcionar e com gestão operacional incluída.
• Integração à medida, ligada diretamente ao seu site, quando quer controlo total sobre o processo de reserva.

A escolha depende da dimensão do alojamento e daquilo de que precisa. Não há uma resposta igual para todos.

É a parte que não se vê e a que mais dores de cabeça lhe poupa. O motor de reservas liga-se aos calendários da Booking, do Airbnb e de outros canais através do iCal, um formato-padrão para trocar calendários.

Na prática, os canais passam a ler o calendário uns dos outros:

• Uma reserva direta no seu site passa a aparecer como ocupada na Booking e no Airbnb.
• Uma reserva numa OTA passa a aparecer como ocupada no seu site.

Não é instantâneo: cada plataforma vai buscar os calendários de algumas em algumas horas, por isso convém deixar margem nas datas mais disputadas. Mesmo assim, deixa de copiar datas à mão de plataforma em plataforma e reduz muito o risco de overbooking quando vende em vários canais ao mesmo tempo.

Uma reserva sem pagamento é uma venda a meio. Um bom motor de reservas integra os meios de pagamento que se usam em Portugal, através da Stripe ou da IfThenPay:

• Cartão de crédito e de débito (incluindo cartões internacionais, indispensáveis para hóspedes estrangeiros).
• MB WAY, o método que muitos hóspedes portugueses preferem.
• Multibanco por referência, para quem prefere pagar assim.

O dinheiro entra diretamente na sua conta bancária. Conforme a sua política, pode cobrar a totalidade no ato, só um sinal ou o restante mais perto da estadia. Como recebe diretamente, não há nenhum intermediário a reter ou a atrasar o pagamento.

Este é o percurso completo de uma reserva direta, do clique à confirmação:

• O hóspede chega ao seu site (por uma pesquisa no Google, porque já o conhece ou a partir das redes sociais).
• Escolhe as datas no widget e vê o preço real para essa estadia.
• Paga por cartão, MB WAY ou Multibanco, com o dinheiro a entrar na sua conta.
• Recebe a confirmação automática; a data fica ocupada no seu site e, por iCal, passa a ocupada na Booking e no Airbnb na sincronização seguinte.
• A reserva chega-lhe sem comissão de OTA.

É a soma do widget, da sincronização e do pagamento que faz do motor de reservas a peça central das reservas diretas: o site traz os visitantes e o motor transforma-os em reservas.

Um formulário de pedido de reserva, com WhatsApp direto, chega para começar, e é o que fazemos nos nossos sites: o hóspede vê no calendário as datas ocupadas e envia o pedido por formulário ou WhatsApp; depois, é o dono que confirma e combina o pagamento diretamente com o hóspede. A desvantagem é que cada pedido obriga a trocar mensagens, e cada hora que demora a responder é uma reserva que pode fugir para a OTA, onde a confirmação é imediata.

Com um motor de reservas integrado, as reservas entram a qualquer hora, incluindo de madrugada e ao fim de semana, sem ter de estar disponível. Em vez de esperar que o hóspede aguarde pela sua resposta, fecha a venda enquanto ele ainda está decidido.